A massa documental que circula por uma instituição ou foi recolhida a um arquivo permanente pode ser comparada às cidades medievais que, construindo muros e/ou fossos, protegiam-se dos perigos externos. Os muros tinham algumas portas e os fossos, algumas pontes, pois, para além da proteção, o acesso à cidade era igualmente necessário.
Os documentos não têm inimigos externos contra os quais devem se proteger, mas sua acumulação acarreta o surgimento de inimigos internos: a falta de organização ou a desorganização do arquivo e a conseqüente dificuldade ou impossibilidade de nele encontrar os documentos procurados. Para que um arquivo, qualquer um, preencha sua missão de ser “o arsenal da administração e o celeiro da história”, pressupõe-se a sua organização. Organizar, segundo o dicionário, significa “dispor de forma ordenada; dar forma regular às partes de um todo; prover de ou adquirir certa estrutura”, ou seja, organizar significa, forçosamente, categorizar, incluir, em função de algum critério, determinados elementos em uma classe e, nesse mesmo movimento, excluir outros elementos.
O conceito arquivístico da série, enquanto “sequência de unidades de um mesmo tipo documental”, exemplifica o que foi acima afirmado: ao erigir o tipo documental como critério para identificação das séries, fica estabelecido que documentos de um mesmo tipo documental apresentam uma característica comum capaz de diferenciá-los de outros tipos documentais. Assim, agregam-se documentos do mesmo tipo documental numa série, excluindo-se consequentemente, e por definição, outros tipos documentais. A organização pressupõe, portanto, a identificação de semelhanças e de diferenças.
Voltando à imagem das cidades medievais evocada no início deste manual, e relembrando que os arquivos e sistemas de arquivos devem organizar um volume importante de documentos, torna-se necessário identificar seus agrupamentos. Eis a função dos “pontos de acesso”, que nada mais são do que as portas nos muros medievais ou as pontes que permitem ultrapassar o fosso. Os pontos de acesso permitem, como a expressão indica, o acesso aos documentos a partir da alguns pontos preestabelecidos, nomeando critérios utilizados para agrupar documentos. Dito em outros termos, os pontos de acesso permitem detectar, no todo da massa documental, documentos correspondentes a determinados agrupamentos.

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